Wir bei Frontnow revolutionieren die Art und Weise, wie große digitale Unternehmen mit ihren Nutzern in Kontakt treten, indem wir unvergessliche KI-gesteuerte Web-Erlebnisse schaffen. Unsere Mission ist es, durch die Kombination von innovativen Technologien und schönem Design die Benutzerinteraktionen zu verbessern und die User Journey zu vereinfachen.

Wir suchen einen vielseitigen und dynamischen Executive Assistant (m/w/d), der nicht nur strategische Unterstützung für unser Führungsteam bietet, sondern auch zentrale Aufgaben im Office Management übernimmt und direkt der Geschäftsführung assistiert. Diese Rolle ist perfekt für jemanden, der exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit besitzt, in einer schnelllebigen Umgebung zu navigieren, sowie eine Leidenschaft für strategische Planung .

Als hochinnovatives Unternehmen mit Sitz in der pulsierenden Tech-Metropole Berlin bietet Frontnow unvergleichliche Freiheit und Flexibilität.

In dieser Position hast Du die Möglichkeit, sowohl von erfahrenen Profis als auch von qualifizierten Unternehmern zu lernen und auch eigenverantwortlich und selbstständig zu arbeiten. Wir engagieren uns für Deine persönliche und berufliche Entwicklung und stellen dafür die Ressourcen und unser Know-How zur Verfügung.

• Assistenz der Geschäftsführung: Pflege der Kalender der Geschäftsführer und des Teams, Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Terminabstimmung und -koordination sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Administrative Unterstützung: Organisation und Management von täglichen Büroaufgaben, Terminplanung und Reisekoordination, um optimale Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
• Dokumentenmanagement: Erstellen, aktualisieren und verwalten von entscheidungsrelevanten Unterlagen wie Präsentationen und Berichte, um die Kommunikation und Informationsfluss zu optimieren.
• Projektmanagement: Überwachung und Steuerung von Projektzeitplänen und Meilensteinen zur Gewährleistung termingerechter Ausführung und Budgetkontrolle.
• Interdisziplinäre Koordination: Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams fördern, um die Umsetzung strategischer Ziele sicherzustellen und Abteilungsübergreifende Synergien zu schaffen.
• Finanzielle Verwaltungsaufgaben: Überwachung und Verarbeitung von finanziellen Transaktionen einschließlich Vorbereitung der Buchhaltung und Koordination mit Steuerberatern.
• Fördermittelmanagement: Proaktive Suche und Analyse von Fördermöglichkeiten, präzise Vorbereitung und Einreichung von Anträgen sowie effizientes Tracking und Reporting über den Status und Erfolg der eingereichten Fördermittel.

• Erfahrung als Executive Assistant, Büro- oder Teamleitung oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu verstehen und zu kommunizieren.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Hervorragende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Kenntnisse von Buchhaltungstools, wie z.B Datev.

• Flexible Arbeitszeiten: Passe Deinen Zeitplan an Deine individuellen Bedürfnisse an.
• Maßgeschneiderte Remote Work-Regelung je nach Position, für die du dich bewirbst.
• Zahlreiche Mitarbeiter-Benefits durch unseren Partner emplu sowie Deutschlandticket.
• Großzügiges Budget für persönliche Entwicklung: Investiere in Dein Wachstum mit Kursen, Konferenzen und vielem mehr.
• Modernste Technik: Arbeite mit den neuesten Tools und Technologien der Branche.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket: Angemessen für Deine Erfahrung und Dein Fachwissen.
• Möglichkeiten zur Karriereentwicklung und zum Aufstieg innerhalb des Unternehmens.
• Kooperative, unterstützende und integrative Teamkultur: Werde Teil eines Teams, dem Dein Wohlbefinden und Dein Erfolg wirklich am Herzen liegen.

Um sich zu bewerben, reiche bitte Deinen Lebenslauf und ein Anschreiben ein, in dem Du Deine bisherigen beruflichen Erfahrungen und Qualifikationen darlegst und erläuterst, warum Du perfekt in unser Team passt. Füge gerne Links zu Deinen Online-Profilen, z. B. LinkedIn hinzu.

Wir prüfen alle Bewerbungen sorgfältig und vereinbaren mit den ausgewählten Bewerbern persönliche Gespräche. Unabhängig von unserer Entscheidung geben wir allen Bewerbern ein Feedback. Wir freuen uns darauf, Dich an Bord begrüßen zu dürfen!

Frontnow bieten wir Dir ein vielseitiges, integratives Umfeld, und wissen Deine einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen zu schätzen. Werde Teil unseres leidenschaftlichen Teams und hilf uns, Online-Interaktionen mit virtuellen Assistenten neu zu definieren. Bewirb Dich jetzt und lass uns diese spannende Reise gemeinsam antreten! 🚀